Gider pusulası nedir, ne zaman düzenlenir?

Gider pusulası, alışın karşı tarafının belge düzenleyemediği durumlarda alıcının kendisinin düzenlediği bir belgedir.

Bu tek cümle, gider pusulasıyla ilgili karışıklığın çoğunu açıklar.

Ne zaman gerekir?

Vergiden muaf esnaftan ya da belge düzenleme yükümlülüğü olmayan kişilerden yapılan alımlarda. Örnek: hurda alımı, el işi ürün, küçük tamirat hizmeti.

Bir gider oluşmuştur ve deftere girmesi gerekir ama elde belge yoktur. Gider pusulası bu boşluğu doldurur.

Yönü neden her zaman alış?

Belgeyi mükellef kendisi düzenlediği için, üzerindeki VKN'lerden düzenleyen tarafta mükellefin kendi VKN'si görünür. Bir faturada bu "satış" demektir.

Gider pusulasında ise durum tersidir: belgeyi düzenleyen taraf alıcıdır. Bu yüzden gider pusulası VKN eşleşmesine sokulmaz ve doğrudan alış kabul edilir.

Bu ayrım otomatik belge işlemede kritik: kural yazılmazsa gider pusulaları sistematik olarak satış tarafına düşer ve KDV beyanını bozar.

Stopaj

Gider pusulasında genellikle stopaj bulunur. Oran, alımın türüne göre değişir ve kaynakta kesilip vergi dairesine yatırılır.

Kayıtta stopaj 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabına alacak yazılır — tıpkı serbest meslek makbuzunda olduğu gibi.

Muhasebe kaydı

• 770 (ya da ilgili gider hesabı) — borç, brüt tutar kadar
• 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar — alacak, stopaj kadar
• 100 Kasa — alacak, ödenen net tutar kadar

Gider brüt üzerinden yazılır; stopaj sizin ödediğiniz ama karşı taraf adına yatırdığınız kısımdır.

KDV var mı?

Karşı taraf KDV mükellefi olmadığı için gider pusulasında genellikle KDV yoktur. Dolayısıyla indirilecek KDV satırı da oluşmaz.

Bu, gider pusulasını normal bir alış faturasından ayıran ikinci önemli fark.

Sık yapılan hatalar

Yönü yanlış tespit etmek. En yaygını ve otomatik sistemlerde sistematik olarak oluşur. Sonuç: alış olması gereken kayıt satışa düşer.

Gideri net üzerinden yazmak. Gider brüt tutardır; net, ödediğiniz kısımdır.

Stopajı unutmak. Kesilen ama beyan edilmeyen stopaj, sonradan cezalı olarak karşınıza çıkar.

Fatura yerine kullanılamaz

Gider pusulası, belge düzenleyebilecek bir mükelleften alım yapıldığında kullanılamaz. O durumda fatura istemek gerekir. Gider pusulasını bir kolaylık aracı gibi kullanmak, belgesi olması gereken bir işlemi belgesiz bırakmak demektir.