Mali müşavirler için

Luca Excel fiş aktarımı

Fişliyo, fiş ve faturaları fotoğraftan yapay zekâ ile okur ve dengeli muhasebe fişi üretir — hesap kodlarıyla, borç–alacak eşitliği kuruş bazında doğrulanmış hâlde. Üretilen dosya Luca’nın içe-aktarım ekranının beklediği düzendedir; ayın son haftası masaya yığılan fişleri tek tek yazmanız gerekmez.

Luca ne bekliyor?

Luca’nın Muhasebe → Fiş İşlemleri → Excel Veri Aktarımı ekranı, satır başına bir hesap hareketi taşıyan 14 sütunluk bir Excel dosyası bekliyor. Sütun düzenini çalışan bir mali müşavirin gerçekte kullandığı dosyadan aldık:

Sütun başlıkları Luca’nın ekranındakiyle birebir aynı olmak zorunda — Luca’nın kendi dokümanı bunu açıkça söylüyor. Dosya Excel (.xlsx) olarak iniyor: tarihler gerçek tarih hücresi, tutarlar gerçek sayı, fiş numarası metin. Böylece Türkçe karakterler de, baştaki sıfırlar da bozulmadan geçiyor.

Yazarkasa fişleri aylık tek fişte toplanıyor

Türkiye’de ÖKC (yazarkasa) fişleri tek tek fişlenmez; ayın tamamı ay sonu tarihli tek bir muhasebe fişinde toplanır. Fişin kendi tarihi ve numarası Evrak Tarihi ve Evrak No sütunlarında durur, kaybolmaz.

Faturalar toplanmaz — her biri kendi fişini alır, çünkü karşı tarafta ayrı bir satıcı hesabı vardır. Bu ayrımı belge türünden kendimiz yapıyoruz; aktarım ekranından değiştirebilirsiniz.

Bir ayın fişleri Luca’nın 400 satır sınırını aşarsa dosya belge sınırında bölünür — ortadan bölünen bir fiş dengesiz kalır ve Luca onu reddeder.

Toplama periyodunu siz seçiyorsunuz

Varsayılan aylık. Ama Hesap Planı → Luca Aktarım Ayarları bölümünden günlük, 5, 7 ya da 10 günlük periyot seçebilirsiniz; her periyot kendi fişini alır ve fişin tarihi o periyodun son günü olur.

Seçenek şunun için var: İzmir Vergi Dairesi Başkanlığı’nın 08.10.2018 tarihli özelgesi, ödeme kaydedici cihaz fişlerinin toplu kaydını en fazla 10’ar günlük periyotlarla ve her periyot bir icmale bağlanarak yapılabileceğini belirtiyor. Aylık toplama yaygın bir pratik; hangisini uygulayacağınıza siz karar verirsiniz, biz ikisini de üretiyoruz.

Belge Türü kodları sizin bürodan

Luca aktarım dosyasında bir Belge Türü sütunu var — ama bu kodlar Luca’da sabit değil: her büro kendi kodunu tanımlıyor. Kendi kodlarınızı Luca’da Yönetici Modülü → Diğer Tanımlar → Belge Türleri ekranında görürsünüz.

Bu yüzden kodu varsaymıyoruz, soruyoruz. Hesap Planı sayfasında her belge türünün karşısına kendi kodunuzu yazıyorsunuz; yazmadığınız türde alan boş gidiyor ve Luca kendi varsayılanını uyguluyor. Yazarkasa fişi FŞ, e-Fatura EF olarak hazır geliyor.

Fiş numarasının baştaki sıfırları korunuyor

ÖKC fiş numaraları 0003 gibi sıfır dolgulu gelir. CSV olarak verilen bir dosyada Excel bunu 3’e çevirir ve fiş numarası bozulur. Dosyayı Excel biçiminde ve o hücreyi metin olarak ürettiğimiz için numara olduğu gibi kalıyor.

Nasıl çalışıyor?

1. 01
   Yığını olduğu gibi yükleyin

   Fişleri masaya dizip tek fotoğraf çekin ya da dosyaları sürükleyin. Yazarkasa fişi, e-arşiv, e-fatura, serbest meslek makbuzu ve Z raporu aynı yüklemede karışık olabilir.

2. 02
   Belge okunur, yön belirlenir

   Tarih, satıcı, VKN, kalemler ve KDV oranları çıkarılır. Düzenleyen ile alıcının VKN’sine bakılarak belgenin alış mı satış mı olduğu belirlenir — hesap kodu buna göre seçilir.

3. 03
   Muhasebe fişi üretilir ve dengelenir

   Her belge için borç ve alacak satırları oluşturulur. Eşitlik kuruş bazında doğrulanır; dengesiz bir kayıt dosyaya hiç çıkmaz.

4. 04
   Excel iner, Luca’ya yüklersiniz

   Dosya Luca’nın Excel Veri Aktarımı ekranının beklediği 14 sütunluk düzende iner. 50 fişten sonra ikinci dosya olarak bölünür — Luca bir seferde daha fazlasını almıyor.

Alış mı satış mı — karar VKN’ye bakıyor

Bir faturanın hangi hesaba gideceği, mükellefin o belgede hangi tarafta durduğuna bağlı. Belgedeki düzenleyen ve alıcı VKN’leri mükellefin kendi VKN’siyle karşılaştırılır:

Satıştaki karşı hesap ödeme yöntemine bakar: açık hesap satışta 120 Alıcılar, nakit tahsilatta ve Z raporunda 100 Kasa. Üçüncü satır ise bilerek böyle — yanlış yönde kaydedilmiş bir fatura, hiç kaydedilmemiş faturadan çok daha pahalıya patlar. Belirsiz kalan belgeler listede işaretlenir, yönü onaylayınca dosyaya girer.

Hesap kodları sizin planınıza göre

Her büronun hesap planı farklı. Bu yüzden kutudan çıktığında gider kategorilerinin neredeyse tamamı 770 Genel Yönetim Giderleri’ne eşli gelir. Bu bir eksiklik değil, bilinçli bir tercih: hazır alt kod doldurmak yanlış kodu sessizce defterinize sokardı.

Alt kodları tek tek yazmanız gerekmiyor: mizanınızı Excel olarak yükleyebilirsiniz. Muhasebe programınızdan aldığınız dosyada Hesap Kodu ve Hesap Adı sütunları yeterli. Yüklemeden önce kaç hesabın alınacağını, hangilerinin neden alınmadığını (grup kodu, rapor toplamı, zaten planda olan ana hesap) görüp onaylıyorsunuz.

İçe aktardıktan sonra fiş tararken kendi kategorilerinizi görüyorsunuz — «Akaryakıt» değil, sizin planınızdaki 740.02 Araç Yakıt Bakım Gideri.

İndirilecek KDV hesabı belgenin oranından seçiliyor. Planında KDV alt kodunu orana göre ayıran bürolarda (191.01 %1, 191.10 %10, 191.20 %20) fiş doğru koda yazılır. Bu, gözle yakalanması zor bir hata sınıfı: tutar doğru görünür ama KDV yanlış hesapta durur.

Fişin hangi hesaba kapanacağını da siz belirliyorsunuz. Nakit, kredi kartı, havale gibi ödeme yöntemlerinin her birine ayrı hesap bağlayabilirsiniz — kimi büro kartlı ÖKC fişlerini de kasaya kapatır, kimi 108 ya da 329 kullanır. Sabit bir kural dayatmıyoruz.

Kategori eşlemesinin yanına satıcı kuralları da yazabilirsiniz — «bu VKN her zaman şu hesaba» gibi. Birden fazla mükellefle çalışıyorsanız her mükellefe ayrı plan tanımlayabilir, kalanları genel plandan besleyebilirsiniz.

Bir hesap kodunu belge üzerinde elle değiştirdiğinizde denge yeniden doğrulanır — düzeltme yaptınız diye dosyanın bozulma ihtimali yok.

Bir fişin içindeki farklı giderler

Market fişinde temizlik malzemesi, gıda ve kırtasiye aynı belgede olabiliyor. Kalemler kategorilere ayrılır ve fiş kategori başına bölünür; matrah ile KDV gruplara oransal dağıtılır, kuruş farkı en büyük gruba yüklenerek toplam belgenin kendi rakamlarına birebir eşitlenir.

Ayrımın bir ön koşulu var: en az iki kategorinin farklı hesap koduna eşli olması. Hepsi 770’teyken bölmenin defterde karşılığı olmadığı için ayrım yapılmaz, tek satır kalır. Yani bu özelliği görmek için önce hesap planınızı kurmanız gerekiyor.

Neden “tam otomatik” demiyoruz?

Defter-Beyan mükellefleriniz

Luca yolu bilanço esasına tabi mükellefler için. İşletme hesabı esasındaki ve serbest meslek erbabı mükelleflerinizin hesap planı yoktur; onların defteri GİB’in Defter-Beyan Sistemi’nde durur ve çıktı da oraya gider.

Defter-Beyan’a fiş aktarımının nasıl çalıştığını buradan okuyabilirsiniz →

Sık sorulanlar