e-Arşiv fatura nedir?

e-Fatura sistemine kayıtlı OLMAYAN alıcılara — nihai tüketicilere ve sisteme dahil olmayan mükelleflere — elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kâğıt faturanın elektronik karşılığıdır; hukuken aynı hükümdedir.

Belgenin türü değil, alıcısı ve iletim yolu farklıdır. e-Fatura, sisteme kayıtlı bir mükelleften diğerine kesilir ve GİB üzerinden alıcının sistemine ulaşır. e-Arşiv ise sisteme kayıtlı olmayanlara kesilir ve alıcıya e-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı olarak iletilir. Muhasebe kaydı açısından ikisi arasında fark yoktur.

e-Arşiv uygulamasına dahil olan mükellefler. Kimlerin dahil olmak zorunda olduğu Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tebliğleriyle belirlenir ve eşikler zaman içinde değişir; güncel durumu GİB’in kendi duyurularından teyit etmek gerekir.

Üç yol var: GİB’in kendi portalı üzerinden, özel entegratör aracılığıyla ya da kendi muhasebe/ön muhasebe yazılımınız üzerinden. Hangi yolu seçtiğiniz belge hacminize ve mevcut yazılımınıza bağlı.

Asıl olan elektronik nüshadır. Alıcı isterse kâğıt çıktı verilebilir ama saklama yükümlülüğü elektronik nüsha üzerinden yürür. Bu, kâğıt faturaya göre büyük bir avantaj: elektronik belge solmaz, kaybolmaz ve aranabilir.

Normal bir fatura gibi. Alışta gider ya da stok hesabı ile 191 İndirilecek KDV borç, 320 Satıcılar alacak yazılır. Satışta 600 Yurtiçi Satışlar ve 391 Hesaplanan KDV alacak, karşılığında 120 Alıcılar ya da 100 Kasa borç çalışır.

Elektronik Ticari Belge Numarası — her e-belgeye özgü tekil bir kimliktir. Hem e-Faturada hem e-Arşivde bulunur. Aynı ETTN’yi taşıyan iki dosya aynı belgedir; dosya adı, biçim ya da geliş kanalı farklı olsa bile. Mükerrer kayıt kontrolünde en güvenilir anahtar budur.

Yasal saklama süresi kâğıt belgelerle aynıdır. Elektronik ortamda, istendiğinde ibraz edilebilecek şekilde saklanması gerekir.