e-Belge rehberi
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kâğıt faturanın elektronik karşılığıdır ve hukuken aynı hükümdedir.
e-Arşiv mi e-Fatura mı? Kararı alıcı belirler
İkisi de elektronik belgedir ve muhasebe kaydı açısından aralarında fark yoktur. Ayrıldıkları yer kime kesildikleri ve nasıl iletildikleridir.
| e-Fatura | e-Arşiv fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | Sisteme kayıtlı mükellef | Sisteme kayıtlı olmayan alıcı, nihai tüketici |
| İletim | GİB üzerinden alıcının sistemine | E-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı |
| Alıcı VKN | Her zaman bulunur | TCKN olabilir ya da hiç olmayabilir |
| ETTN | Var | Var |
| Muhasebe kaydı | Aynı — ikisi de fatura hükmündedir | |
Yani soru “hangisini keseyim” değil, “alıcım sistemde kayıtlı mı”. Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv. Bu kontrolü fatura kesme yazılımları genellikle kendisi yapar.
Nasıl düzenlenir?
Üç yol var ve seçim belge hacminize bağlı:
- 01GİB portalı üzerinden
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kendi portalından elle düzenlersiniz. Az sayıda belge kesen için yeterli; ek yazılım gerekmez.
- 02Özel entegratör aracılığıyla
GİB’den yetki almış bir entegratör üzerinden. Hacim arttığında ve otomasyon gerektiğinde tercih edilir.
- 03Kendi yazılımınızdan
Ön muhasebe ya da ERP yazılımınız e-belge desteği veriyorsa faturayı orada keser, oradan iletirsiniz.
Kimlerin e-Arşiv uygulamasına dahil olmak zorunda olduğu tebliğlerle belirlenir ve eşikler zaman içinde değişir. Bu sayfada bilerek rakam vermiyoruz — güncel durumu GİB’in kendi duyurularından teyit edin. Eski bir eşiği okuyup ona göre karar vermek, hiç bilmemekten kötüdür.
Muhasebe kaydı
e-Arşiv fatura normal bir fatura gibi kaydedilir. Alış tarafında:
| 770 Genel Yönetim Giderleri | Borç — matrah |
| 191 İndirilecek KDV | Borç — KDV |
| 320 Satıcılar | Alacak — genel toplam |
Satış tarafında 600 Yurtiçi Satışlar ve 391 Hesaplanan KDV alacak, karşılığında 120 Alıcılar ya da 100 Kasa borç çalışır.
Pratikte en sık karışan iki şey
Aynı belge iki kanaldan geliyor. Satıcı e-Arşiv faturasını hem e-posta ile gönderiyor hem kâğıt çıktısını veriyor. İkisi ayrı ayrı işlenirse aynı fatura deftere iki kez girer. Çözüm ETTN’ye bakmak: aynı ETTN aynı belgedir.
PDF ve XML ayrı belge sanılıyor. Aynı e-belge hem PDF hem XML olarak elinize geçebilir. XML makine tarafından okunmak için, PDF insan tarafından okunmak için. İkisi aynı belgedir.
Sık sorulanlar
e-Fatura sistemine kayıtlı OLMAYAN alıcılara — nihai tüketicilere ve sisteme dahil olmayan mükelleflere — elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kâğıt faturanın elektronik karşılığıdır; hukuken aynı hükümdedir.
Belgenin türü değil, alıcısı ve iletim yolu farklıdır. e-Fatura, sisteme kayıtlı bir mükelleften diğerine kesilir ve GİB üzerinden alıcının sistemine ulaşır. e-Arşiv ise sisteme kayıtlı olmayanlara kesilir ve alıcıya e-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı olarak iletilir. Muhasebe kaydı açısından ikisi arasında fark yoktur.
e-Arşiv uygulamasına dahil olan mükellefler. Kimlerin dahil olmak zorunda olduğu Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tebliğleriyle belirlenir ve eşikler zaman içinde değişir; güncel durumu GİB’in kendi duyurularından teyit etmek gerekir.
Üç yol var: GİB’in kendi portalı üzerinden, özel entegratör aracılığıyla ya da kendi muhasebe/ön muhasebe yazılımınız üzerinden. Hangi yolu seçtiğiniz belge hacminize ve mevcut yazılımınıza bağlı.
Asıl olan elektronik nüshadır. Alıcı isterse kâğıt çıktı verilebilir ama saklama yükümlülüğü elektronik nüsha üzerinden yürür. Bu, kâğıt faturaya göre büyük bir avantaj: elektronik belge solmaz, kaybolmaz ve aranabilir.
Normal bir fatura gibi. Alışta gider ya da stok hesabı ile 191 İndirilecek KDV borç, 320 Satıcılar alacak yazılır. Satışta 600 Yurtiçi Satışlar ve 391 Hesaplanan KDV alacak, karşılığında 120 Alıcılar ya da 100 Kasa borç çalışır.
Elektronik Ticari Belge Numarası — her e-belgeye özgü tekil bir kimliktir. Hem e-Faturada hem e-Arşivde bulunur. Aynı ETTN’yi taşıyan iki dosya aynı belgedir; dosya adı, biçim ya da geliş kanalı farklı olsa bile. Mükerrer kayıt kontrolünde en güvenilir anahtar budur.
Yasal saklama süresi kâğıt belgelerle aynıdır. Elektronik ortamda, istendiğinde ibraz edilebilecek şekilde saklanması gerekir.
e-Belgeleri işlemekle vakit kaybediyorsanız
Fişliyo e-Arşiv, e-Fatura ve kâğıt belgeleri aynı yüklemede okur; mükerrer kaydı ETTN’den yakalar ve Luca ile Zirve için hazır aktarım dosyası üretir. e-Fatura nedir sayfasına da bakabilirsiniz.