e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükelleften yine sisteme kayıtlı başka bir mükellefe elektronik ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iletilen faturadır. Kâğıt fatura ile aynı hukuki hükümdedir.
Kredi kartı gerekmez Kendiliğinden ücretli plana geçmez
Kâğıt faturadan farkı
İçerik olarak aynı belgedir: aynı zorunlu alanları taşır, aynı hukuki sonucu doğurur. Değişen üç şey var:
1
İletim GİB üzerinden
Belge elden ya da posta ile gitmez. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın altyapısı üzerinden alıcının sistemine düşer. Bu yüzden “gönderdim ama ulaşmadı” durumu kâğıttaki gibi belirsiz değildir; iletim izlenebilir.
2
Tekil kimlik: ETTN
Her e-belgeye özgü bir numara üretilir. Aynı ETTN aynı belgedir; bu, mükerrer kaydı yakalamanın en güvenilir yoludur.
3
Saklama elektronik
Asıl nüsha elektroniktir. Kâğıt çıktı zorunlu değildir ve yasal saklama süresi kâğıt belgelerle aynıdır. Termal fiş gibi solma sorunu yoktur.
14 gün · 100 belge · kredi kartı gerekmez
e-Fatura mı e-Arşiv mi?
Bu ikisi sık karıştırılır ama kural tek cümleyle özetlenir: alıcı sistemde kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv.
Yani karar sizin tercihinize değil, karşı tarafın durumuna bağlı. Fatura kesme yazılımları bu kontrolü genellikle otomatik yapar. e-Arşiv fatura sayfasında ikisinin karşılaştırma tablosu var.
Nasıl kesilir?
Üç yoldan biriyle: GİB portalı, özel entegratör ya da kendi yazılımınız.
Hepsinde ortak olan bir şart var: mali mühür (tüzel kişiler için) ya da elektronik imza (gerçek kişiler için). Belgenin kaynağını ve değiştirilmediğini kanıtlayan şey budur.
Kimlerin e-Fatura kullanmak zorunda olduğu tebliğlerle belirlenir; ciro eşikleri ve sektör listeleri zaman içinde değişir. Bu sayfada bilerek rakam vermiyoruz — güncel durumu GİB’in duyurularından teyit edin.
Muhasebe kaydı
e-Fatura kâğıt faturadan farksız kaydedilir. Alış tarafında 770 (ya da ticari mal alışında 153) ve 191 İndirilecek KDV borç, 320 Satıcılar alacak yazılır.
Belgenin alış mı satış mı olduğu, düzenleyen ve alıcı VKN’lerinin mükellefin kendi VKN’siyle karşılaştırılmasıyla belirlenir. Yanlış yönde kaydedilmiş bir fatura KDV beyanını iki yönden birden bozar.
Sık sorulanlar
e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükelleften yine sisteme kayıtlı başka bir mükellefe, elektronik ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iletilen faturadır. Kâğıt fatura ile aynı hukuki hükümdedir.
Alıcı belirler. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv kesilir. e-Fatura GİB üzerinden alıcının sistemine ulaşır; e-Arşiv alıcıya e-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı olarak iletilir. Muhasebe kaydında fark yoktur.
e-Fatura uygulamasına dahil olmanız ve bir yol seçmeniz: GİB portalı, özel entegratör ya da e-belge desteği olan kendi yazılımınız. Ayrıca mali mühür (tüzel kişi) veya elektronik imza (gerçek kişi) gerekir.
Zorunluluk kapsamı Gelir İdaresi Başkanlığı tebliğleriyle belirlenir ve ciro eşikleri ile sektör listeleri zaman içinde değişir. Güncel durumu GİB’in kendi duyurularından teyit etmek gerekir.
Kullandığınız kanala göre: GİB portalındaysanız portaldan, entegratörünüz varsa onun ekranından, kendi yazılımınızı kullanıyorsanız oradan. Belge size ulaştığında kabul ya da ret süreci işler.
Elektronik Ticari Belge Numarası, her e-belgeye özgü tekil kimliktir. Aynı ETTN’yi taşıyan iki dosya aynı belgedir — dosya adı ya da biçimi farklı olsa bile. Mükerrer kayıt kontrolünde en güvenilir anahtar budur.
Kâğıt faturadan farkı yok. Alışta gider ya da stok hesabı ile 191 İndirilecek KDV borç, 320 Satıcılar alacak. Satışta 600 Yurtiçi Satışlar ve 391 Hesaplanan KDV alacak, karşılığında 120 Alıcılar ya da 100 Kasa borç.
Kesilmiş bir e-Fatura kâğıt fatura gibi yırtılıp atılamaz. Temel senaryoda ret süreci, ticari senaryoda iade faturası ya da itiraz yolları kullanılır. Hangi yolun geçerli olduğu faturanın senaryosuna ve zamanına bağlıdır.
e-Belgeleri muhasebeye aktarmak
Fişliyo e-Fatura, e-Arşiv ve kâğıt belgeleri aynı yüklemede okur; her KDV oranını ayrı çıkarır, mükerrer kaydı ETTN’den yakalar ve Luca ile Zirve için hazır aktarım dosyası üretir.