Mali müşavirler için
Defter-Beyan’a fiş aktarımı
İşletme hesabı ve serbest meslek mükelleflerinizin fişlerini fotoğraftan okuyup GİB Defter-Beyan Sistemi’nin toplu yükleme dosyasını üretiyoruz. Gider kayıt türü, vergi dairesi kodu, KDV oranı ve faaliyet kodu dosyada hazır gelir.
Defter-Beyan, Luca’nın alternatifi değil
İkisi farklı mükellef gruplarına hizmet ediyor. Türkiye’de defter iki usulde tutulur ve hangisinin geçerli olduğunu mükellefin kendisi belirler:
| Usul | Kim | Defter nerede | Hesap planı |
|---|---|---|---|
| Bilanço esası | Limited, anonim, büyük işletmeler | Muhasebe programı (Luca, Zirve…) | Var |
| İşletme hesabı | Esnaf, küçük işletme | GİB Defter-Beyan Sistemi | Yok |
| Serbest meslek | Avukat, doktor, mimar, mühendis | GİB Defter-Beyan Sistemi | Yok |
Bu yüzden Defter-Beyan mükellefinde hesap planı, alt hesap ve karşı hesap ekranları hiç açılmaz — olmayan bir işin arayüzünü göstermek kullanıcıyı yanıltır. Bilanço esasındaki mükellefleriniz için Luca aktarımı ayrı çalışır.
Hesap kodu yerine gider kayıt türü
Defter-Beyan’a bir gider girerken 770 ya da 191 gibi bir kod yazılmaz. Onun yerine GİB’in sabit listesinden «bu ne tür bir giderdi» seçilir. Liste 28 alt türden oluşuyor ve 4 ana türe bağlı:
| Kod | Gider kayıt alt türü | Ana tür |
|---|---|---|
| 186 | Mal Alışı | Mal Alışı |
| 85 | Normal Bakım Onarım Giderleri ( GVK 40/1 - 40/7 ) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 89 | Ofis Giderleri(Çay, Kahve, Şeker, Temizlik vb.) (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 90 | Gıda Harcamaları (GVK 40/1-40/2) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 95 | Kırtasiye ve Basılı Evrak Giderleri (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 97 | Temsil ve Ağırlama Gideri (İş yemeği vb.) (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 112 | Ulaşım Giderleri (Oto Kiralama, Taksi, Uçak vb) (GVK 40/4-5) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 113 | Taşıt Akaryakıt Giderleri (GVK 40/1-40/5) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 114 | Taşıt Bakım Onarım Giderleri ( GVK 40/5) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 162 | Diğer (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
Listenin tamamı üründe seçilebilir durumda. Ana türü ayrıca sormuyoruz — alt türü seçtiğinizde kendiliğinden belirleniyor.
Nasıl çalışıyor?
- 01
Mükellefin defter türünü seçin
Mükellef kartında “işletme hesabı” ya da “serbest meslek” seçtiğinizde çıktı Luca yerine Defter-Beyan’a döner. Faaliyet kodunu da orada bir kez yazarsınız; her satırda o kod isteniyor.
- 02
Fiş yığınını yükleyin
Yazarkasa fişlerini masaya dizip tek fotoğraf çekin ya da dosyaları sürükleyin. Tarih, satıcı, VKN, vergi dairesi, matrah ve KDV oranı fotoğraftan okunur.
- 03
Gider türünü doğrulayın
Belgenin hangi gider kaydına gireceği önerilir; 28 resmî alt türden birini seçersiniz. Ana tür (Mal Alışı, İndirilecek Giderler, KKEG, Sabit Kıymet) alt türden kendiliğinden belirlenir — iki kere sorulmaz.
- 04
Dosyayı indirip yükleyin
İki seçenek var: doğrudan defterbeyan.gov.tr’ye yüklediğiniz Excel, ya da Luca’ya aktarıp beyanı Luca üzerinden gönderdiğiniz hızlı fiş aktarım dosyası.
İki ayrı yükleme yolu
Beyanı iki şekilde gönderebilirsiniz ve ikisi için de dosya üretiyoruz:
Doğrudan GİB’e
defterbeyan.gov.tr’nin toplu yükleme ekranına verdiğiniz 28 sütunluk Excel dosyası.
Luca üzerinden
Luca’nın hızlı fiş aktarım dosyası. Luca’ya yükleyip beyanı oradan gönderirsiniz — defterini Luca’dan takip eden bürolar bu yolu kullanıyor.
Fiş numarası ve tutarlar olduğu gibi
Dosyaya belgenin kendi fiş numarası yazılır — sıralı bir sayaç değil. Baştaki sıfırlar korunur; hücreler metin biçiminde üretildiği için 0003 numarası 3’e dönüşmez. Vergi dairesi kodlarında da aynı sorun var ve aynı şekilde çözülüyor.
Neden «tam otomatik» demiyoruz?
Dosyayı biz üretiyoruz ama GİB’in sistemine yüklemeyi siz yapıyorsunuz. Beyan sizin sorumluluğunuzda ve sisteme giriş sizin kimliğinizle. Ayrıca okunamayan bir alan varsa (satıcının vergi numarası fişte yazmıyorsa, vergi dairesi listede bulunamıyorsa) dosya yine iner ama hangi belgede ne eksik olduğu size söylenir — sessizce boş bırakılmaz.
Sık sorulanlar
İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar, serbest meslek erbabı ve basit usule tabi mükellefler için. Bilanço esasına tabi olanlar bu sisteme dahil değildir; onların defteri e-Defter ve muhasebe programlarında tutulur.
Hayır. ÖKC (ödeme kaydedici cihaz) yazarkasanın kendisidir ve iki farklı belge basar. ÖKC fişi her satışta kesilir ve ALAN tarafın gider belgesidir. Z raporu gün sonu özetidir ve SATAN tarafın hasılat kaydıdır. Aynı cihazdan çıkarlar ama defterin zıt taraflarında dururlar.
Yok. Tek taraflı kayıt tutulduğu için 770, 191, 320 gibi hesap kodları kullanılmaz. Onun yerine GİB’in sabit gider kayıt türü listesinden seçim yapılır. Bu yüzden bu mükelleflerde hesap planı ekranları hiç açılmaz.
Doğrudan GİB’e yüklenen dosyada hayır: KDV hariç tutar ve KDV oranı verilir, KDV’yi GİB hesaplar. Kabul edilen oranlar 0, 1, 10, 20. KDV’siz bir belgede “KDV’siz İşlem” alanı işaretlenir ve oran boş bırakılır.
GİB’in resmî listesindeki 1044 vergi dairesi kod karşılıklarıyla birlikte sisteme işlendi. Fişin üzerinde vergi dairesi yazıyorsa adı koda çevrilir. Eşleşme bulunamazsa alan boş bırakılır ve size söylenir — uydurma bir kod belgeyi yanlış daireye bağlar.
Her oran için ayrı satır üretilir ve satırlar aynı fiş numarasını taşır. Tek satıra indirgemek matrahı bozardı; GİB’in kendi örnek dosyası da bu deseni kullanıyor.
Evet. Satırların matrah toplamı belgenin matrahına eşitlenir; eşitlik kuruş bazında doğrulanır.