Defter-Beyan, Luca’nın alternatifi değil
İkisi farklı mükellef gruplarına hizmet ediyor. Türkiye’de defter iki usulde tutulur ve hangisinin geçerli olduğunu mükellefin kendisi belirler:
| Usul | Kim | Defter nerede | Hesap planı |
|---|---|---|---|
| Bilanço esası | Limited, anonim, büyük işletmeler | Muhasebe programı (Luca, Zirve…) | Var |
| İşletme hesabı | Esnaf, küçük işletme | GİB Defter-Beyan Sistemi | Yok |
| Serbest meslek | Avukat, doktor, mimar, mühendis | GİB Defter-Beyan Sistemi | Yok |
Bu yüzden Defter-Beyan mükellefinde hesap planı, alt hesap ve karşı hesap ekranları hiç açılmaz — olmayan bir işin arayüzünü göstermek kullanıcıyı yanıltır. Bilanço esasındaki mükellefleriniz için Luca aktarımı ayrı çalışır.
Hesap kodu yerine gider kayıt türü
Defter-Beyan’a bir gider girerken 770 ya da 191 gibi bir kod yazılmaz. Onun yerine GİB’in sabit listesinden «bu ne tür bir giderdi» seçilir. Liste 55 alt türden oluşuyor ve 4 ana türe bağlı. Hangilerinin seçilebildiği belge türüne göre değişir: yazar kasa fişinde 26, e-Faturada 54 alt tür Excel'le yüklenebiliyor (kira, elektrik, muhasebe gibi giderler yalnız faturada). Fişliyo seçim listesini belgenin türüne göre süzer:
| Kod | Gider kayıt alt türü | Ana tür |
|---|---|---|
| 186 | Mal Alışı | Mal Alışı |
| 81 | İşyeri Aidat Gideri (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 82 | Elektrik Giderleri (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 83 | Su Giderleri (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 84 | Doğalgaz Giderleri (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 85 | Normal Bakım Onarım Giderleri ( GVK 40/1 - 40/7 ) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 87 | Telefon Giderleri (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 88 | Diğer Haberleşme Giderleri (Faks,internet vb) (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 89 | Ofis Giderleri(Çay, Kahve, Şeker, Temizlik vb.) (GVK 40/1) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
| 90 | Gıda ve Yemek Harcamaları (GVK 40/1-40/2) | İndirilecek Giderler (GVK Md. 40) |
Listenin tamamı üründe seçilebilir durumda. Ana türü ayrıca sormuyoruz — alt türü seçtiğinizde kendiliğinden belirleniyor.
Nasıl çalışıyor?
- 1
Mükellefin defter türünü seçin
Mükellef kartında “işletme hesabı” ya da “serbest meslek” seçtiğinizde çıktı Luca yerine Defter-Beyan’a döner. Faaliyet kodunu da orada bir kez yazarsınız; her satırda o kod isteniyor.
- 2
Fiş yığınını yükleyin
Yazarkasa fişlerini masaya dizip tek fotoğraf çekin ya da dosyaları sürükleyin. Tarih, satıcı, VKN, vergi dairesi, matrah ve KDV oranı fotoğraftan okunur.
- 3
Gider türünü doğrulayın
Belgenin hangi gider kaydına gireceği önerilir; 55 resmî alt türden birini seçersiniz. Ana tür (Mal Alışı, İndirilecek Giderler, KKEG, Sabit Kıymet) alt türden kendiliğinden belirlenir — iki kere sorulmaz.
- 4
Dosyayı indirip yükleyin
İki seçenek var: doğrudan defterbeyan.gov.tr’ye yüklediğiniz Excel, ya da Luca’ya aktarıp beyanı Luca üzerinden gönderdiğiniz hızlı fiş aktarım dosyası.
İki ayrı yükleme yolu
Beyanı iki şekilde gönderebilirsiniz ve ikisi için de dosya üretiyoruz:
Doğrudan GİB’e
defterbeyan.gov.tr’nin toplu yükleme ekranına verdiğiniz 28 sütunluk Excel dosyası.
Luca üzerinden
Luca’nın hızlı fiş aktarım dosyası. Luca’ya yükleyip beyanı oradan gönderirsiniz — defterini Luca’dan takip eden bürolar bu yolu kullanıyor.
Fiş numarası ve tutarlar olduğu gibi
Dosyaya belgenin kendi fiş numarası yazılır — sıralı bir sayaç değil. Baştaki sıfırlar korunur; hücreler metin biçiminde üretildiği için 0003 numarası 3’e dönüşmez. Vergi dairesi kodlarında da aynı sorun var ve aynı şekilde çözülüyor.
Neden «tam otomatik» demiyoruz?
Dosyayı biz üretiyoruz ama GİB’in sistemine yüklemeyi siz yapıyorsunuz. Beyan sizin sorumluluğunuzda ve sisteme giriş sizin kimliğinizle. Ayrıca okunamayan bir alan varsa (satıcının vergi numarası fişte yazmıyorsa, vergi dairesi listede bulunamıyorsa) dosya yine iner ama hangi belgede ne eksik olduğu size söylenir — sessizce boş bırakılmaz.