Z raporu muhasebe kaydı nasıl yapılır?

Yazarkasa kullanan bir mükellefin gün sonu Z raporu, o günün bütün satışının tek belgede özeti. Kayda geçirmesi kolay görünür ama iki yerde tökezlenir: tahsilatın nasıl ayrıldığı ve birden fazla KDV oranı olduğunda ne yapılacağı.

Z raporunda ne var?

Bir Z raporu en az şunları taşır: gün içindeki toplam hasılat, bu hasılatın KDV oranlarına göre dağılımı ve tahsilatın nakit–kredi kartı kırılımı. Bazı cihazlar bunlara iade ve iptal toplamlarını, bazıları poşet satışını ayrı satır olarak ekler.

Kayıt yaparken kullanacağınız üç bilgi bunlar: tahsilat türü, oran bazında matrah ve oran bazında KDV.

Hangi hesaplar?

Borç tarafında tahsilatın nereye gittiği durur:

• 100 Kasa — nakit tahsilat
• 108 Diğer Hazır Değerler — kredi kartı tahsilatı (bankaya geçene kadar)

Alacak tarafında satış ve vergi durur:

• 600 Yurtiçi Satışlar — KDV hariç matrah
• 391 Hesaplanan KDV — hesaplanan vergi

Kredi kartı için 108 yerine 127 kullanan bürolar da var; ikisi de savunulabilir, önemli olan büro içinde tutarlı olmak. Banka valörü geldiğinde 108'den 102'ye aktarırsınız.

Çalışan bir örnek

Bir marketin günlük Z raporu şöyle olsun:

Fiş şu şekilde çıkar:

Dikkat edilecek nokta: her oran kendi satırını alır. İki oranı toplayıp tek 600 satırı yazarsanız KDV beyannamesinde matrah dağılımı tutmaz. Beyanname zamanı geri dönüp ayırmak, en baştan ayırmaktan çok daha uzun sürer.

Sık yapılan üç hata

Kredi kartını doğrudan 102'ye yazmak. Para o gün bankada değil. Valör farkı ve komisyon kesintisi araya girdiğinde banka ekstresi ile kasa tutmaz. 108 üzerinden geçirip tahsil edildiğinde aktarmak, ekstreyle karşılaştırmayı mümkün kılar.

Toplamdan geriye matrah hesaplamak. Z raporu zaten oran bazında matrahı veriyorsa onu kullanın. Toplamdan bölerek bulmaya çalışmak, iade ve poşet satırları araya girdiğinde kuruş tutmaz.

İadeleri görmezden gelmek. İade toplamı varsa hasılattan düşülmeli. Küçük tutarlar aylık bazda birikir ve KDV beyannamesinde fark olarak karşınıza çıkar.

Aylık mali bellek raporu

Yazarkasa cihazları ay sonunda tek bir mali bellek raporu üretebiliyor: otuz günün Z kayıtları alt alta. Kâğıt olarak elinize geçtiğinde işi kolaylaştırmaz — otuz ayrı kayıt yine otuz ayrı fiş demek.

Fişliyo bu raporu tek yüklemede işler: içindeki Z kayıtlarının her birini ayrı belge olarak çıkarır, her biri için ayrı muhasebe fişi üretir. Kredi hesabında her dört Z kaydı bir belge sayılır, yani otuz günlük bir rapor sekiz belgeye denk gelir.

Denge kontrolü

Üretilen her fişte borç toplamı ile alacak toplamı kuruş bazında karşılaştırılmalı. Bu kontrolü programa yükledikten sonra yapmak en pahalı yöntem: Luca ya da Zirve dosyayı reddeder, hangi satırın bozuk olduğunu bulmak için baştan bakarsınız.

Fişliyo dengeyi fişi üretirken doğrular. Eşitlik tutmuyorsa kayıt aktarım dosyasına hiç çıkmaz, ekranda işaretlenir. Bir hesap kodunu elle değiştirdiğinizde de denge yeniden hesaplanır.

Özet

Z raporu kaydında iş, tahsilatı doğru ayırmak ve oranları birleştirmemekten ibaret. İkisini baştan doğru yaparsanız beyanname dönemi sorunsuz geçer. Otuz günlük mali bellek raporunu tek tek girmek zorunda değilsiniz; fotoğrafını çekip çıkan dosyayı programınıza yüklemek yeterli.