Aynı fatura iki kez kaydedilmiş mi? Mükerrer kayıt tespiti
Bir faturanın deftere iki kez girmesi düşünüldüğünden yaygın bir sorundur ve çoğu zaman fark edilmez: mizan tutar, beyanname çıkar, hata yalnızca tutarların şişmesi olarak kalır.
Neden oluyor?
En sık üç sebep:
İki kanaldan gelme. Toptancı hem kâğıt fiş verip hem e-arşiv gönderiyor. İkisi farklı zamanlarda elinize geçiyor ve ayrı ayrı işleniyor.
Aynı zarfın iki kez taranması. Ay ortasında bir kısmı işlenmiş, ay sonunda zarfın tamamı yeniden verilmiş.
PDF ve XML birlikte. Aynı e-fatura hem PDF hem XML olarak geliyor; ikisi farklı dosya gibi görünüyor.
Kimlik nasıl kurulur?
Bir belgeyi tekil olarak tanımlayan şey belgenin türüne göre değişir.
E-faturada ETTN. Elektronik Ticari Belge Numarası, her e-belgeye özgü bir kimliktir. Aynı ETTN iki kez görülüyorsa aynı belgedir — dosya adı, boyut ya da tarama zamanı farklı olsa bile.
Kâğıt belgede üçlü anahtar: satıcı VKN'si + yıl + belge numarası.
Yıl neden şart?
Kâğıt fiş ve fatura numaraları her yıl sıfırlanır. Aynı satıcının 2025 yılındaki 0037 numaralı fişi ile 2026'daki 0037 numaralı fişi farklı belgelerdir.
Anahtarda yıl yoksa sistem bunları aynı belge sanar ve ikincisini kopya diye eler. Sonuç: gerçek bir belge sessizce kaybolur. Bu, mükerrer kayıttan bile kötüdür çünkü eksik kayıt tutar denkliğiyle yakalanmaz.
Tutar ve tarih neden yetmez?
"Aynı gün, aynı satıcı, aynı tutar" mantığı cazip ama yanıltıcı. Aynı marketten aynı gün iki kez 250 ₺'lik alışveriş yapılmış olabilir. İkisi de gerçek belgedir ve birini elemek kayıt kaybıdır.
Bu yüzden kimlik belge numarasına dayanmalı, tutara değil.
Nasıl kontrol edilir?
Elle bir kontrol yapacaksanız Excel'de şu adımlar işe yarar:
- Satıcı VKN, belge no ve yılı birleştirip tek bir sütun oluşturun
- O sütunda yinelenen değerleri işaretleyin
- İşaretlenenleri gözle kontrol edin — gerçekten aynı belge mi?
Otomatik bir sistem kullanıyorsanız kopyanın elenmesi değil işaretlenmesi tercih edilmeli. Kararı insanın vermesi, sessizce silinmesinden iyidir.
Bir de ters durum
Aynı belgenin iki kez okunması kadar tehlikeli bir şey daha var: kopya sanılıp elenen gerçek belge. Anahtar fazla gevşekse (ör. yalnız tutar ve tarih) bu olur ve eksik kayıt üretir.
Doğru kurulum: kimlik dar ve kesin, karar insanda.