E-fatura mı e-arşiv mi? Muhasebe kaydına etkisi

Mükelleften gelen zarfta ikisi de olur ve çoğu zaman aynı görünürler. Aradaki fark muhasebe kaydında değil, belgenin nasıl iletildiğinde.

Fark nerede?

e-Fatura, alıcı da e-fatura mükellefiyse düzenlenir. Belge GİB sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna gider; taraflar arasında elektronik olarak dolaşır, kâğıda hiç dönmeyebilir.

e-Arşiv fatura, alıcı e-fatura mükellefi değilse düzenlenir. Nihai tüketiciye kesilen faturaların büyük kısmı budur. Belge alıcıya e-posta ya da kâğıt çıktı olarak ulaşır, GİB'e raporlanır.

Karar tamamen alıcının mükellefiyetine bağlı — düzenleyenin tercihi değil. Bu yüzden aynı firma aynı gün hem e-fatura hem e-arşiv kesebilir.

Muhasebe kaydı açısından

Kayıt değişmez. Bir alış faturasında:

Satışta yön ters döner: 120 Alıcılar borçlanır, 600 Yurtiçi Satışlar ve 391 Hesaplanan KDV alacaklanır.

Belgenin e-fatura mı e-arşiv mi olduğu bu satırların hiçbirini değiştirmez. Değiştiren şey belgenin niteliği — mal alımı mı, hizmet mi, gider mi.

ETTN neden önemli?

Her e-belgenin bir ETTN'si var: evrensel benzersiz bir kimlik. Aynı belge iki kez elinize geçse bile ETTN aynı kalır.

Bu, mükerrer kayıt kontrolü için en güvenilir işaret. Mükellef aynı faturayı hem e-posta hem WhatsApp'tan gönderdiğinde ya da bir klasörü ikinci kez taradığınızda, ETTN eşleşmesi ikinci kaydı yakalar.

Yazarkasa fişlerinde ETTN yoktur. Orada mükerrerliği anlamak için belge tipi, VKN, tarih, belge numarası ve tutarın birleşimine bakmak gerekir — ETTN kadar kesin değildir ama pratikte işe yarar.

Yön tespiti: alış mı satış mı?

Bir belgeyi kaydederken cevaplanması gereken ilk soru bu, ve cevabı belgenin üstünde yazmaz. Belirleyen şey, sizin mükellefinizin hangi tarafta durduğu:

• Düzenleyen VKN = mükellefinizin VKN'si → satış
• Alıcı VKN = mükellefinizin VKN'si → alış

Karışık bir yığında bu ayrımı elle yapmak, hata üretmeye en açık adımlardan biri. Özellikle mükellefin hem alış hem satış faturaları aynı zarfta geldiğinde.

Fişliyo bunu iki VKN'yi karşılaştırarak kendisi belirliyor: alışta 191/320, satışta 600/391 tarafına oturtuyor. Yanlış tespit ederse belge üzerinde tek tıkla çevirebilirsiniz.

Yazarkasa fişinde VKN yok

Burada bir boşluk var ve dürüst olmak gerekir: yazarkasa fişlerinde alıcı bilgisi yazmaz. Bir market fişine bakarak hangi mükellefe ait olduğunu anlamanın yolu yoktur.

Bu yüzden karışık bir yığını tararken fişleri mükelleflere otomatik dağıtmak mümkün değil. Tek bir mükellefin fiş yığınını tarıyorsanız üstten o mükellefi seçersiniz. Karışıksa, taramadan sonra Müşavir Masası'ndan atarsınız.

Faturalarda böyle bir sorun yok — VKN belgenin üstünde yazıyor, dağıtım otomatik.

Kâğıt fatura hâlâ var mı?

Var. Küçük mükelleflerde ve bazı sektörlerde kâğıt fatura dolaşmaya devam ediyor. Muhasebe kaydı açısından e-belgeden farkı yok; tek fark ETTN olmaması, dolayısıyla mükerrer kontrolünün zayıf işareti kullanması.

Özet

e-Fatura ile e-arşiv arasındaki fark alıcının mükellefiyetinde, muhasebe kaydında değil. Kayıt için asıl belirleyici olan belgenin niteliği ve yönü. ETTN'yi ciddiye alın — mükerrer kaydı yakalamanın en temiz yolu o.