e-Arşiv fatura nedir, e-faturadan farkı ne?

3 Eylül 2026 2 dk okumae-arşive-faturabelge türü

e-Fatura ve e-Arşiv fatura sık karıştırılır. İkisi de elektronik belgedir ve muhasebe kaydı açısından fark yoktur; ayrıldıkları yer kime kesildikleri ve nasıl iletildikleridir.

Temel fark

e-Fatura, e-fatura sistemine kayıtlı bir mükelleften diğerine kesilir. Belge GİB üzerinden alıcının sistemine ulaşır; taraflar arasında elden bir iletim yoktur.

e-Arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilir: nihai tüketiciler ve sisteme dahil olmayan mükellefler. Belge alıcıya e-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı olarak iletilir.

Yani karar alıcıya bağlıdır: alıcı sistemde kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv.

Nasıl anlaşılır?

Belgenin üzerinde tür yazar. Ayrıca:

e-Faturada alıcının VKN'si her zaman bulunur
e-Arşivde alıcı nihai tüketiciyse TCKN olabilir ya da hiç olmayabilir

Bir de ETTN her ikisinde de vardır: elektronik belgelerin tekil kimliği.

Muhasebe kaydında fark var mı?

Hayır. İkisi de fatura hükmündedir ve aynı şekilde kaydedilir:

770 ya da 153 — borç
191 İndirilecek KDV — borç
320 Satıcılar — alacak

Satış tarafında da fark yoktur: 600 ve 391 çalışır.

Pratikte nerede karışıyor?

Aynı belge iki kanaldan geliyor. Satıcı e-arşiv faturasını hem e-posta ile gönderiyor hem kâğıt çıktısını veriyor. İkisi ayrı ayrı işlenirse belge iki kez kaydedilir.

Çözüm: ETTN'ye bakmak. Aynı ETTN aynı belgedir; dosya adı, biçim ya da geliş kanalı ne olursa olsun.

PDF ve XML. Aynı e-belge hem PDF hem XML olarak elinize geçebilir. XML makine tarafından okunmak için, PDF insan tarafından. İkisi aynı belgedir.

Hangisini keseceğim?

Satış yapan taraftaysanız alıcının durumuna bakılır:

Alıcı e-fatura mükellefiyse → e-fatura
Değilse → e-arşiv

Bu kontrol GİB'in mükellef listesinden yapılır ve fatura kesme yazılımları genellikle otomatik yapar.

Saklama

Her iki belge de elektronik ortamda saklanır ve yasal saklama süresi kâğıt belgelerle aynıdır. Kâğıt çıktı almak zorunlu değildir; asıl olan elektronik nüshadır.

Bu, kâğıt fişlere göre büyük bir avantaj: e-belgeler solmaz, kaybolmaz ve aranabilir.