Döviz faturasında kur nasıl belirlenir?
Yabancı para birimli bir belgeyi kaydederken sorulacak ilk soru şu: hangi günün kuru?
Cevap basit ama sık atlanıyor: belgenin kendi tarihindeki kur.
Neden bugünkü kur değil?
Çünkü işlem bugün değil, o gün gerçekleşti. Üç ay önce 100 dolarlık bir hizmet aldıysanız, o günkü kur neyse gider o kadardır. Kur bugün yükseldi diye geçmiş bir giderin büyümesi anlamsızdır.
Pratik sonucu şu: geçmiş dönem belgelerini toplu işlerken bugünkü kuru uygulamak, hem gideri hem KDV'yi hem de kâr rakamını kaydırır. Üstelik bu hata mizanda görünmez — her şey tutar, yalnız rakamlar yanlıştır.
Hangi kur?
Genel uygulama TCMB döviz alış kurudur. Belgenin tarihinde açıklanan kur esas alınır.
Hafta sonu ve tatil günleri için o gün kur açıklanmaz; bu durumda bir önceki iş gününün kuru kullanılır.
Kur farkı ne zaman doğar?
Fatura tarihi ile ödeme tarihi arasında kur değişirse kur farkı oluşur. Bu ayrı bir kayıt konusudur:
- Aleyhinize değiştiyse gider (656 Kambiyo Zararları)
- Lehinize değiştiyse gelir (646 Kambiyo Kârları)
Fatura kaydında kur farkı yoktur; o, ödeme yapıldığında ortaya çıkar.
Sık yapılan üç hata
Bugünkü kuru uygulamak. En yaygını. Özellikle ay sonunda biriken belgeler tek seferde işlenirken oluyor.
Ödeme günündeki kuru fatura kaydında kullanmak. Bu ikisi farklı olaydır; fatura kendi tarihiyle, ödeme kendi tarihiyle kaydedilir.
Satış kurunu kullanmak. Genel uygulama alış kurudur; ikisi arasındaki fark küçük görünse de büyük tutarlarda birikir.
Otomatik kur çekmenin sınırı
Bir yazılım belgenin tarihini okuyup o günün kurunu çekebilir. Ama iki durumda insanın bakması gerekir:
- Belge tarihi yanlış okunmuşsa kur da yanlış gelir. Tarih alanı her zaman kontrol edilmeli.
- Kur bulunamadıysa — çok eski tarih, tatil günü zinciri veya servis erişilemiyor olabilir. Böyle bir durumda belgeyi kursuz kaydetmek yerine işaretlemek doğrudur: eksik kayıt, yanlış kayıttan iyidir.
Kontrol
Döviz belgelerini kaydettikten sonra hızlı bir kontrol: kaydedilen TL tutarını döviz tutarına bölün. Çıkan sayı belgenin tarihindeki kura yakın mı? Bugünkü kura yakınsa bir sorun var demektir.