Zirve'ye Fatura Excel ile fiş aktarımı

Zirve'nin Genel Muhasebe tarafında Fatura Excel adında bir içe aktarım ekranı var. Luca'dan farklı çalışır ve bu farkı bilmek dosyayı hazırlarken zaman kazandırır.

Luca'dan farkı

Luca satır başına bir hesap hareketi ister; bir fatura üç dört satır olur. Zirve ise belge başına tek satır bekler ve KDV'yi oran bazında ayrı sütunlarda ister.

Yani Zirve'ye giden dosya bir muhasebe fişi değil, bir fatura listesidir. Hesap kodlarını Zirve kendi "Akıllı Muhasebe Ayarları" kural motoruyla atar.

Sütunlar

Tipik bir Zirve Fatura Excel dosyası şu sütunları taşır:

• Tarih
• Cari Adı
• VKN/TCKN
• Evrak No
• Matrah %20, KDV %20
• Matrah %10, KDV %10
• Matrah %1, KDV %1
• Matrah %0
• Genel Toplam

Zorunlu olanlar tarih, cari ve matrah/KDV. Evrak No ile VKN opsiyoneldir ama koymakta fayda var: cari eşleştirmesi VKN ile çok daha isabetli oluyor.

Kolon eşleştirme

Zirve'nin ekranı kolon eşleştirmeli çalışır. Dosyayı yüklersiniz, hangi sütunun neye karşılık geldiğini bir kez seçersiniz ve bu eşleştirme kaydedilir.

Bunun pratik sonucu şu: sütun başlıklarının birebir tutması şart değil. Önemli olan verinin ayrı ve temiz sütunlarda olması. Luca'da başlıklar birebir aynı olmak zorundayken burada esneklik var.

İki biçim tuzağı

Tarih GG.AA.YYYY olmalı ve noktayla. Excel'de hücreyi "tarih" biçiminde bırakırsanız bilgisayarın bölge ayarına göre AA/GG/YYYY'ye dönebilir ve 3 Şubat ile 2 Mart karışır.

Tutarlar metin değil gerçek sayı hücresi olmalı. Metin olarak yazılan "1.234,56" değeri, ondalık ayracı farklı bir makinede 1 olarak okunabilir. Bin katlık bir hata ve sessizce geçer.

Karışık oranlı fişler

Zirve'nin oran bazında sütun istemesinin sebebi bu: bir market fişinde %1, %10 ve %20 birlikte bulunur. Toplam matrahı tek bir orana tabi tutmak beyanı bozar.

Dosyayı hazırlarken her oranın matrahını ve KDV'sini ayrı ayrı çıkarmanız gerekir. Bir belgede yalnız tek oran varsa diğer sütunlar boş kalır — bu normaldir.

Z raporları

Fatura biçimli bir içe aktarımda Z raporları yeri yoktur: ekran belge başına tek satır bekler, Z raporu ise bir günün özetidir ve farklı bir mantıkla kaydedilir. Z raporlarını ayrı bir düzende almak daha doğru.

Sürüm farkları

Zirve sürümleri arasında içe aktarım ekranı küçük farklar gösterebiliyor. İlk dosyayı yüklerken bir sütun beklediğinizden farklı yere düşerse, kolon eşleştirmesini düzeltmeniz yeterli — eşleştirme kaydedildiği için bir sonraki aktarımda tekrar uğraşmazsınız.